Membre de l’équipe de maîtrise, au sein du groupe, j’ai pour mission d’assurer le role de secrétaire du groupe.

MA MISSION :

1- Une mission d'accompagnement des responsables

• Accompagner les chefs et les cheftaines dans la prise en main de la base des adhérents pour la saisie des jeunes de leur unité, et la véracité des informations pour chacun.
• Accompagner et former les chefs et cheftaines dans l'utilisation de la base intranet pour !'animation de leur unité : invitation aux jeunes, aux parents, déclarations des camps et des activités d'année, inscription en formation, déclarations d'accident, ...
• Assister les chefs dans l'élaboration de leurs plannings d'activité, de leur déclaration de camp, dans la relation administrative avec les parents

2- Une mission politique

• Assister le responsable de groupe dans l’élaboration du Plan d'action du groupe et du plan de formation des responsables.
• Animer la campagne de rentrée des adhésions : personnalisation des documents pour le groupe, organisation de la présence à la journée des associations, courriers aux parents pour la rentrée…
• Mettre en rouvre avec les responsables la campagne calendrier
• Assurer une veille pour les chefs et cheftaines sur l'évolution de la réglementation.
• Conserver et transmettre les archives du groupe.
• Faciliter la transmission de !'information au sein du groupe, tant entre responsables, qu'avec les parents.

3- Une mission technique

• Saisir les adhésions sur la base dès la rentrée et la tenir à jour, en particulier pour les adresses et les adresses mails des responsables et des jeunes.
• Déclarer en lien avec le responsable de groupe, l’accueil de scoutisme et envoyer régulièrement les fiches complémentaires, tenir à jour les registres de présence.
• Faire ouvrir les nouvelles unités par le Service au Groupes et aux Territoires sur la base des adhérents
• Rédiger et transmettre les comptes rendus et les invitations aux réunions du Conseil de Groupe.
• S'assurer de la nomination et de la qualification de taus les responsables en lien avec le responsable de groupe
• Assurer le ou les locaux du groupe auprès du Centre National, ainsi que les activités exceptionnelles.
• En lien avec le trésorier du groupe, élaborer les dossiers de demandes de subvention.
• Met à jour les informations du groupe sur l'intranet

Précisions

Je ne serai jamais seul. Une équipe d'adulte m'accompagne dans ma mission.

Une formation pour de secrétaire est proposée gratuitement.

En acceptant cette mission, je vais pouvoir développer :

1 - des savoir-faire :

• Définir des priorités /gérer priorité • Organiser et Gérer un projet • Prendre des initiatives • Communiquer 

2 - des savoir-être :

• Assumer une responsabilité • Autonomie • Empathie / écoute / sens du relationnel • Motiver / Valoriser • Capacité à travailler en équipe • Rigueur et organisation • Capacité d’adaptation