Dossier de sponsoring pour une association
Comment faire un dossier de sponsoring pour une association ?
Vous êtes responsable d’association et vous souhaitez financer vos projets via le sponsoring ? Découvrez comment créer un dossier de sponsoring convaincant : présentation de l’association, objectifs, besoins, et avantages pour les sponsors. Cet article offre conseils, étapes clés pour un dossier efficace, et bonnes pratiques pour négociations réussies, que le soutien soit financier, matériel ou de service.
Suivez le guide
En appliquant ces conseils pour votre dossier de sponsoring, assurez un avenir prometteur à votre association. Le soutien de JeVeuxAider.gouv.fr vous éclaire sur la voie de partenariats fructueux. Construisez un partenariat gagnant avec des sponsors pour dynamiser et enrichir les activités de votre association.
Comprendre l’enjeu du sponsoring pour votre association
Avant de rédiger votre dossier de sponsoring, il est important de comprendre ce qu'est le sponsoring et en quoi il diffère du mécénat. Ces deux formes de soutien aux associations ont des caractéristiques et des implications juridiques et fiscales différentes.
Différences entre le mécénat et le sponsoring
Le mécénat est un don gratuit et désintéressé fait par une entreprise ou un particulier à une association d’intérêt général, sans contrepartie directe. Le mécène peut bénéficier d’une réduction d’impôt sur le montant du don, dans la limite de 60% du bénéfice imposable pour les entreprises et de 66% du revenu imposable pour les particuliers.
Le sponsoring, aussi appelé parrainage, est une opération de communication par laquelle une entreprise apporte une aide financière, matérielle ou de service à une association, en échange d’une contrepartie proportionnée sous forme de publicité ou de promotion. Le sponsor ne bénéficie pas de réduction d’impôt, mais peut déduire le montant de son aide de ses charges d’exploitation.
L’importance d’un soutien financier et/ou matériel
Pour une association, le sponsoring peut représenter une source de financement complémentaire ou alternative aux subventions publiques, aux cotisations des membres ou aux dons des particuliers. Le sponsoring peut permettre à une association de réaliser des projets qui nécessitent des moyens importants, tels que l’organisation d’un événement, l’achat de matériel, le recrutement de personnel, etc.
Le sponsoring peut aussi être un moyen de renforcer la visibilité et la notoriété de l’association, en bénéficiant de l’image et du réseau du sponsor. Le sponsoring peut créer un lien de confiance et de partenariat entre l’association et l’entreprise, qui partagent des valeurs communes ou des intérêts convergents. Le sponsoring peut également favoriser l’engagement des bénévoles, des adhérents ou du public, en leur offrant des avantages ou des opportunités liés au sponsor.
Étapes clés pour construire un dossier de sponsoring convaincant
Vous avez compris l’enjeu du sponsoring pour votre association et vous êtes prêt à rédiger votre dossier. Mais par où commencer ? Quelles sont les étapes clés pour construire un dossier de sponsoring qui attire l’attention des entreprises et les incite à vous soutenir ? Nous vous proposons de suivre ces trois étapes :
Identifier et cibler les sponsors potentiels
La première étape consiste à identifier les entreprises susceptibles d’être intéressées par votre projet et votre association. Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs critères, tels que :
- Le secteur d’activité : choisissez des entreprises qui ont un lien avec votre domaine d’action, vos valeurs ou votre public cible.
- La localisation : privilégiez les entreprises qui sont situées dans la même zone géographique que votre association ou votre projet, afin de créer une proximité et une cohérence territoriale.
- La taille : adaptez votre demande en fonction de la taille et du budget de l’entreprise. Ne demandez pas trop ni trop peu, mais soyez réaliste et raisonnable.
- La notoriété : renseignez-vous sur la réputation et l’image de l’entreprise, ainsi que sur ses engagements sociaux et environnementaux. Choisissez des entreprises qui partagent vos valeurs et qui ont une bonne image auprès du public.
Une fois que vous avez identifié les entreprises potentielles, vous devez les cibler en fonction de leurs besoins, de leurs attentes et de leurs motivations. Pour cela, vous pouvez vous renseigner sur leur stratégie de communication, leur politique de sponsoring, leur historique de partenariats, etc. Vous devez également identifier les personnes clés à contacter au sein de l’entreprise, comme le responsable du sponsoring, le directeur de la communication, le chef de projet, etc.
Élaborer le contenu de votre dossier
La deuxième étape consiste à élaborer le contenu de votre dossier de sponsoring. Le dossier doit être clair, précis, complet et attractif. Il doit contenir les éléments suivants :
- Une page de garde : elle doit comporter le logo, le nom et la date de votre association, ainsi que le titre et le résumé de votre projet.
- Une présentation de votre association : elle doit décrire votre historique, votre mission, vos valeurs, vos actions, vos résultats, votre équipe, etc.
- Une présentation de votre projet : elle doit expliquer les objectifs, les activités, le calendrier, le budget, les indicateurs de réussite, etc. de votre projet.
- Une proposition de partenariat : elle doit détailler les avantages que vous offrez au sponsor, comme la visibilité, la notoriété, la fidélisation, la responsabilité sociale, etc. Vous devez également préciser les modalités du partenariat, comme le montant, la durée, les contreparties, etc.
- Des annexes : elles doivent fournir des documents complémentaires, comme des photos, des vidéos, des témoignages, des articles de presse, des statistiques, etc. qui illustrent votre association et votre projet.
Personnalisation et adaptation du dossier à chaque sponsor
La troisième étape consiste à personnaliser et à adapter votre dossier à chaque sponsor. Vous ne devez pas envoyer le même dossier à toutes les entreprises, mais vous devez le modifier en fonction de leurs caractéristiques et de leurs besoins. Pour cela, vous pouvez :
- Utiliser le nom et le logo de l’entreprise dans votre dossier, pour montrer que vous vous adressez à elle spécifiquement.
- Mettre en avant les points communs entre votre association et l’entreprise, comme les valeurs, les objectifs, le public, etc.
- Adapter votre proposition de partenariat en fonction du budget, des attentes et des intérêts de l’entreprise. Vous pouvez proposer différents niveaux de partenariat, avec des contreparties adaptées.
- Utiliser un ton et un style adaptés à l’entreprise, en fonction de son secteur, de sa culture, de son image, etc. Vous pouvez être plus formel ou plus décontracté, plus sérieux ou plus humoristique, etc.
En suivant ces trois étapes, vous pourrez construire un dossier de sponsoring convaincant, qui mettra en valeur votre association, votre projet et votre proposition de partenariat.
Faire de votre dossier un outil de négociation
Vous avez rédigé votre dossier de sponsoring en suivant les étapes précédentes, mais ce n’est pas encore fini. Vous devez encore faire de votre dossier un outil de négociation, qui vous permettra de convaincre les sponsors de vous choisir et de signer un contrat avec vous. Pour cela, vous devez soigner la présentation, la couverture et la conclusion de votre dossier, ainsi que le suivi après l’envoi.
Comment présenter votre dossier : format et aspects visuels
La présentation de votre dossier est essentielle pour capter l’attention et l’intérêt des sponsors. Vous devez choisir un format adapté à votre projet et à votre public, ainsi que des aspects visuels qui reflètent votre identité et votre professionnalisme. Voici quelques conseils :
- Choisissez un format numérique ou papier, en fonction de vos moyens, de vos préférences et de celles des sponsors. Le format numérique peut être plus pratique, plus écologique et plus interactif, mais le format papier peut être plus tangible, plus personnalisé et plus durable.
- Utilisez une charte graphique cohérente avec votre association et votre projet, en respectant les couleurs, les polices, les logos, etc. Vous pouvez vous inspirer de la charte graphique de votre site web, de vos réseaux sociaux ou de vos supports de communication.
- Soignez la mise en page de votre dossier, en utilisant des titres, des sous-titres, des listes à puces, des tableaux, des graphiques, etc. pour structurer et hiérarchiser l’information. Vous pouvez également utiliser des encadrés, des citations, des témoignages, etc. pour mettre en valeur certains éléments.
- Illustrez votre dossier avec des images, des photos, des vidéos, des logos, etc. qui montrent votre association, votre projet, vos actions, vos résultats, etc. Vous pouvez également utiliser des infographies, des pictogrammes, des icônes, etc. pour synthétiser et simplifier l’information.
La couverture et la conclusion : accroches essentielles
La couverture et la conclusion sont les deux parties les plus importantes de votre dossier, car elles vont donner la première et la dernière impression aux sponsors. Vous devez donc les soigner particulièrement, en les rendant accrocheuses et persuasives. Voici quelques conseils :
- Rédigez un titre accrocheur pour votre dossier, qui résume votre projet et votre proposition de partenariat. Vous pouvez utiliser une formule choc, une question, une promesse, etc. pour attirer l’attention et susciter la curiosité.
- Créez une page de couverture attractive pour votre dossier, qui comporte le titre, le logo, le nom et la date de votre association, ainsi qu’une image ou une phrase qui illustre votre projet. Vous pouvez également ajouter le nom et le logo du sponsor potentiel, pour personnaliser votre dossier.
- Rédigez une conclusion percutante pour votre dossier, qui récapitule les points clés de votre projet et de votre proposition de partenariat. Vous devez également remercier le sponsor pour son intérêt, lui exprimer votre enthousiasme et votre confiance, et l’inviter à vous contacter pour discuter plus en détail.
Le suivi après l’envoi du dossier de sponsoring
Le suivi après l’envoi du dossier de sponsoring est une étape cruciale pour transformer votre dossier en contrat. Vous devez rester en contact avec le sponsor, lui rappeler votre intérêt, répondre à ses questions, négocier les modalités du partenariat, et conclure l’affaire. Voici quelques conseils :
- Envoyez un mail ou un courrier de remerciement au sponsor, quelques jours après l’envoi du dossier, pour lui confirmer la bonne réception, lui rappeler les points forts de votre dossier, et lui proposer un rendez-vous téléphonique ou physique pour échanger plus en détail.
- Relancez le sponsor régulièrement, sans être trop insistant, pour savoir s’il a lu votre dossier, s’il a des questions, s’il a besoin de plus d’informations, etc. Vous pouvez également lui envoyer des actualités sur votre association ou votre projet, pour maintenir son intérêt.
- Négociez les conditions du partenariat avec le sponsor, en tenant compte de ses besoins, de ses attentes et de ses contraintes. Vous pouvez discuter du montant, de la durée, des contreparties, des modalités de paiement, etc. Vous devez chercher à trouver un accord gagnant-gagnant, qui satisfasse les deux parties.
- Rédigez un contrat de sponsoring avec le sponsor, qui formalise les engagements et les obligations de chacun. Le contrat doit être clair, précis, complet et signé par les deux parties. Vous pouvez vous inspirer d’un modèle de contrat de sponsoring ou faire appel à un professionnel du droit pour vous aider.
En suivant ces conseils, vous pourrez faire de votre dossier de sponsoring un outil de négociation, qui vous permettra de décrocher le soutien des entreprises pour votre association.
FAQ : ce qu'il faut retenir
Comment faire un bon dossier de sponsoring ?
Pour faire un bon dossier de sponsoring, il faut :
- Présenter l’association, le projet, les objectifs et les valeurs qui le portent ;
- Proposer des offres de sponsoring adaptées aux besoins et aux intérêts des entreprises ciblées ;
- Structurer le dossier de manière claire, concise et attractive, en utilisant des éléments visuels et des chiffres.
Est-ce que le sponsoring est déductible des impôts ?
Le sponsoring est déductible des impôts pour les entreprises qui le pratiquent, à condition qu’il soit exposé dans l’intérêt direct de l’exploitation. Le montant de la déduction est limité à 60% du don dans la limite de 0,5% du chiffre d’affaires hors taxes.
Comment convaincre un sponsor exemple ?
Pour convaincre un sponsor, il faut :
- Lui montrer l’intérêt et les avantages de soutenir votre projet, en lui présentant des informations précises sur l’utilisation des fonds, la visibilité et l’image de marque qu’il peut obtenir.
- Lui prouver que vous avez étudié son entreprise, ses valeurs, ses activités, et que vous avez établi un lien direct et pertinent entre lui et vous.