Tuto : 7 étapes pour créer son stand engagé en plein festival

Tout a commencé début novembre lorsque nous recevons un mail de notre partenaire la MGEN nous invitant à tenir un stand à leurs côtés, à l’occasion du VyV festival. Ni une ni deux, nous répondons favorablement et nous voilà sur les rails de l’aventure.

Nous remplissons un appel à projet conjoint avec la MGEN en décembre 2023 auprès du VyV. Nous prenons en compte le format et le contexte du festival : au-delà de sa programmation musicale, le VyV propose un village de stands orientés responsabilité sociale, sociétale et environnementale. C’est dans ce cadre que notre participation est validée par l’équipe organisatrice, 6 mois en amont des festivités. Nous indiquons assez rapidement nos besoins en tables et chaises sur le catalogue de mobilier. Tout roule.

Un brainstorming permet de faire émerger des idées d’activités. Pour chacune nous avons bien en tête notre cible et ses caractéristiques : un festivalier probablement moyennement concentré, joyeux et en transit entre 2 scènes musicales.

L’objectif pour nous : être dans le jeu, le rire, le ludique et tester différents médiums. Nous gardons :

• un labyrinthe sous forme d’infographie décalée pour découvrir son profil type et les missions de bénévolat lui correspondant
• une roue de mini défis à actionner pour se lancer sur une mission bénévole à coup de cap ou pas cap ?
• un atelier d’écriture format cartes postales où les festivaliers peuvent se souhaiter un engagement pour plus tard, des pistes d’actions pour changer le monde. Bientôt dans les boîtes aux lettres !
• une fresque collective pour réfléchir par le dessin au paysage de l’engagement, ce que ça veut dire, évoque et laisser parler sa créativité.
• un jeu sous forme de vrai / faux pour lever les freins à l’engagement et boxer les idées reçues.
• une mini-map d’associations à relier à leurs définitions pour faire connaître les acteurs de terrain.
• Une chasse au trésor invitant les festivaliers à partir à la rencontre des autres initiatives représentées sur place.
• un photo-call pour immortaliser leur participation et animer les réseaux sociaux.

Nous sommes convaincus par nos ateliers et leur diversité. Pourtant, bien vite, nous nous rendons compte qu’il nous manque quelque chose de fondamental : un univers, un fil directeur pour relier nos idées entre elles et embarquer les festivaliers dans un grand récit : le nôtre.

Solidarité, éducation, environnement… 10 domaines d’actions sont représentés sur JeVeuxAider.gouv.fr. Nous réfléchissons de manière plus subjective à ce que l’engagement nous évoque : une aventure, le partage, un défi personnel et collectif, du rire, des souvenirs, un chemin… Kaboom ! Ça y est nous la tenons notre idée. Nous baptisons notre stand, Le Refuge de l’Engagement, un lieu de départ, d’explorations, un espace de convivialité aussi pour partager ses récits (non pas de randonnée) mais de bénévolat ! En tout cas c’est cet univers qui nous portera et qui donnera le ton ! Les activités sont immédiatement renommées : table panoramique, course d’orientation, boussole de l’action, etc. Les premiers coups de crayons de notre stand sont dessinés.

Après plusieurs allers et retours de création graphique, nous produisons nos fichiers en prenant garde à la météorologie capricieuse de Bourgogne. Tous nos supports sont pensés pour durer : les infographies sont imprimées sur des bâches XXL imperméables. Notre table panoramique mise sur le papier Veleda.

Nous envoyons nos fichiers à l’imprimeur et en parallèle nous élaborons notre liste de petits matériels et décorations : tout en récupération et seconde main. Rien n’est laissé au hasard.

Studio Vélo notre prestataire spécialisé dans le travail du bois, nous aide à construire un espace impactant à l’aide de mâts de 4m de haut et de fanions multicolores. Nous positionnons les animations sur le stand en prenant garde aux flux des festivaliers pour tirer un maximum d’impact de la « circulation ».

Le jour J : nous clouons, ajustons la hauteur des éléments à échelle d’homme, accrochons nos éléments de décors, anticipons la prise au vent, bref nous occupons l’espace savamment… Chaque détail compte pour que l’univers prenne vie, en toute sécurité.

Pour embarquer sa communauté Coralie met en place différentes actions :

• l’accompagnement des équipes dans une session d’accueil pour faire groupe, se sentir accompagné en amont du festival et le jour J pour poser toutes ses questions et s’approprier aussi bien les éléments de langage que les activités.
• un canal de messagerie instantanée pour apprendre à se connaître, maintenir le lien avant, pendant et après l’événement et partager des documents administatifs.
• prendre soin de sa tribu : Coralie prend en charge les courses, la réservation du logement, le trajet jusqu’aux navettes. Elle cherche à simplifier au maximum la charge mentale pour que les bénévoles se sentent portés et qu’ils passent un bon moment.

Toute bonne chose à une fin. Il en va de même pour notre Refuge. Nous plions, remballons pour laisser le site tel que nous l’avons trouvé : impeccable.

Nous avons anticipé les usages à venir de notre stand qui sera réexploité à l’occasion d’autres événements (renoncez aux chiffres, aux années et tous les éléments contextuels qui pourraient rendre votre communication rapidement désuète).

Nous passons à la dernière étape : celle de la valorisation, comme en atteste cet article. Montrer l’impact de l’événement auprès de son écosystème, partager ses bonnes pratiques et ses enseignements, ça compte !

Pour Coralie, cela se traduit également par des remerciements auprès de la communauté de bénévoles, la collecte de témoignages et de visuels, une réunion bilan pour tirer des conclusions et définir des leviers d’améliorations pour penser l’avenir. Nous imaginons collectivement une V2 réplicable, puisque tout le monde se projette déjà sur une deuxième édition. ✊

Nous sortons de cette expérience avec un regain d’énergie. Le VYV nous a montré que nous pouvons construire quelque chose de physique même si notre service est résolument numérique. Nous avons pu nous raconter dans la vraie vie et côtoyer des initiatives fantastiques, des bénévoles motivés, et des partenaires qui nous suivent dans nos projets, même les plus fous. 💗

Merci tout le monde pour cette belle prise de hauteur et à l’année prochaine.