Charte de bon fonctionnement

Les bonnes pratiques des organisations pour mobiliser des bénévoles sur JeVeuxAider.gouv.fr

Le fonctionnement de la plateforme JeVeuxAider.gouv.fr est régi par la Charte de la Réserve Civique. Les organisations et bénévoles qui s’inscrivent sur la plateforme s’engagent à la respecter.

Mais au-delà du respect de cette charte, lorsque vous vous inscrivez sur la plateforme, vous vous engagez aussi à suivre un certain nombre de règles de fonctionnement. Celles-ci vous permettront de mobiliser les bénévoles dont vous avez besoin de la manière la plus adéquate. Elles existent donc pour vous faciliter la vie ! Voici la liste des bonnes pratiques à suivre sur JeVeuxAider.gouv.fr :

1. Respecter les conditions d’inscription pour les organisations

Les organismes qui accueillent les réservistes (bénévoles qui se mobilisent par l’intermédiaire de JeVeuxAider.gouv.fr) sont les services de l'Etat, les personnes morales de droit public, notamment les établissements publics et les collectivités territoriales, ainsi que les organismes sans but lucratif de droit français qui portent un projet d'intérêt général, répondant aux orientations de la réserve civique et aux valeurs qu'elle promeut.

Une association cultuelle ou politique, une organisation syndicale, une congrégation, une fondation d'entreprise ou un comité d'entreprise ne peut accueillir de réserviste.

Précision concernant les associations cultuelles, le concept d’association cultuelle doit être compris au sens strict : c’est-à-dire “pour les besoins du culte”. Les associations à caractère religieux peuvent entrer dans le cadre de la Réserve Civique (tant qu’elles agissent dans l’un des champs d’action spécifiés par la loi !). Par exemple, le Secours Catholique, la Cimade, les Scouts Musulmans de France, Entraide de l’Eglise Protestante Unie, etc.

Les domaines d'actions de la Réserve Civique recouvrent des champs d'action variés : la solidarité, l'éducation, la culture, la santé, l'environnement, le sport, la mémoire et la citoyenneté, la coopération internationale, la sécurité ou encore les interventions d'urgence en situation de crise ou d'événement exceptionnel.

👉 Si vous ne rentrez pas dans le cadre défini ci-dessus, vous ne pourrez malheureusement pas publier de missions sur JeVeuxAider.gouv.fr.

2. Proposer uniquement des missions de bénévolat

JeVeuxAider.gouv.fr, est la plateforme publique du bénévolat. Il n’est pas possible de proposer :

Un stage
Un emploi
Une mission de Volontariat International
Une mission de Service Civique
Une mission de Mécénat de compétences
Par ailleurs, vous vous engagez à publier uniquement des missions de bénévolat qui concourent à l’intérêt général et qui ne se substituent pas à un emploi.

❗ Si votre mission ne respecte pas ce cadre, nous serons contraints de la signaler et de la supprimer de la plateforme. Ce serait dommage !

3. Proposer des missions sans exiger de participation financière en contrepartie

Vous ne pouvez en aucun cas demander à un bénévole qui s’engage par l’intermédiaire de JeVeuxAider.gouv.fr une participation financière, dans le cadre d’une mission que vous publiez sur la plateforme, qu’il s’agisse d’un don financier ou d’une adhésion obligatoire à votre organisation.

❗ Là aussi, si vous ne respectez pas ce cadre, nous ne pourrons pas conserver votre mission sur la plateforme, et elle ne sera plus accessible aux bénévoles.

4. Avoir des informations complètes et à jour sur la plateforme

Des informations à jour facilitent la communication avec les modérateurs de JeVeuxAider.gouv.fr et la prise en charge de vos éventuelles demandes. Il sera nécessaire de nous indiquer et de tenir à jour les informations suivantes :

Les responsables du compte* (suppression des comptes des responsables n’assurant plus cette responsabilité, ajout d’autres responsables comme co-gestionnaires du compte)
Les coordonnées de l’organisation (adresse, téléphone, e-mail public…)
Les coordonnées des responsables (nom et prénom, email, numéro de téléphone)
Les missions (mises à jour des statuts des missions et du nombre de bénévoles recherchés).

*Le responsable du compte est la personne chargée du compte de l’organisation sur JeVeuxAider.gouv.fr et responsable de la mobilisation des bénévoles. Plusieurs personnes peuvent être désignées responsables du compte.

Nous vous en remercions d’avance !

5. Publier des missions dont les contenus respectent les exigences de la plateforme

Nous avons rassemblé des bonnes pratiques concernant la rédaction de la mission pour vous faciliter la mobilisation de bénévoles. Une mission bien rédigée va attirer l’attention du bénévole et lui fournir toutes les informations nécessaires pour qu’il passe à l’action.

Voici les éléments sur lesquels vous pouvez travailler pour bénéficier d’un effet “wahou” :

Un titre accrocheur
Des informations exhaustives
Des phrases courtes et explicites
Une mise en page fluide
Un message personnalisé

D’accord, mais concrètement, qu’est-ce que cela signifie ? Voici quelques exemples :

Un titre à la première personne décrivant la mission Sur JeVeuxAider.gouv.fr, les titres sont rédigés à la première personne du singulier sur la forme "Sujet - Verbe - Complément" et décrivent précisément la mission. Par exemple, "Je témoigne de mon métier et de mon parcours”.

Un contenu suffisamment clair et complet Nous vous recommandons de préciser dans la fiche mission :

Des éléments de contexte sur la mission
S’il s’agit d’une mission ponctuelle (une mission de moins de 2 mois avec une date de fin précise pour un évènement particulier) ou demandant un engagement récurrent (une mission de plus de deux mois, sans date de fin précise, nécessitant une certaine régularité d’engagement, par exemple 2 heures par semaine)
Les activités que réalisera le bénévole dans le cadre de la mission
Les publics auprès desquels le bénévole interviendra
Les savoir-faire et savoir-être attendus
Les points d'attention que le bénévole doit avoir en tête avant de s'engager
Les éventuelles contre-indications
La fréquence d’engagement qui est demandée ainsi que les créneaux spécifiques s’il y en a
Tout autre élément qui permettrait de rendre la mission attractive.

Vous voilà parés pour écrire des missions motivantes qui donneront aux bénévoles l’envie de s’engager à vos côtés !

Une fiche mission sans liens / outils externes JeVeuxAider.gouv.fr est un outil numérique de mise en relation entre bénévoles et organisations. Nous veillons à ce que les mises en relation soient effectuées par l’intermédiaire de la plateforme pour en assurer un suivi.

En tant qu’organisation, vous ne devez pas mentionner de liens externes dans la fiche mission ou exiger que la candidature passe par un autre moyen que la plateforme.

Par exemple, il n'est pas possible d'ajouter de liens vers des formulaires d'inscription (type Doodle, Airtable, ou fichier Excel), vers un site internet, un numéro de téléphone ou l’email du responsable sur une fiche mission proposée via JeVeuxAider.gouv.fr.

Une fois que les bénévoles ont manifesté leur souhait de s’engager, vous disposerez de l’ensemble des informations requises pour définir le cadre de leur mobilisation. Vous pourrez échanger avec eux via la messagerie de JeVeuxAider.gouv.fr, par e-mail ou par téléphone. Après cet échange, vous pourrez leur transmettre tout autre élément que vous jugez utile (documentation, lien d’inscription à une réunion de présentation…).

6. Eviter la publication de missions en doublon

Nous souhaitons permettre à toutes les parties prenantes, les bénévoles comme les organisations, d’avoir une expérience fluide sur la plateforme. Ainsi, nous souhaitons éviter les missions en doublon. Cela peut se présenter dans différents cas de figure :

Le cas des missions à distance : lorsque vous publiez une mission à distance, il n’est pas utile de la publier plusieurs fois, dans d’autres départements : elle est immédiatement disponible auprès de l’ensemble des bénévoles, quelles que soient leurs localisations.
Le cas des missions complètes : lorsqu’une mission est complète, elle est toujours visible sur la plateforme dans le moteur de recherche mais les bénévoles ne peuvent plus y proposer leur aide (l’inscription apparaît comme fermée). Si vous cherchez de nouveaux bénévoles, il n’est donc pas utile de la publier une seconde fois, il vous suffit d’augmenter le nombre de bénévoles recherchés dans la fiche mission pour que l’inscription soit de nouveau possible.
Le cas des missions avec une date de fin expirée : Si la date de votre mission est dépassée et que vous avez toujours besoin de mobiliser des bénévoles, plusieurs choix s'offrent à vous :
- Repousser la date de fin
- Supprimer la date de fin en précisant que la mission est récurrente.

7. Garantir la sécurité et le bon déroulement de la mission de bénévolat

En tant qu’organisation inscrite sur JeVeuxAider.gouv.fr (associations, collectivités territoriales, organisations publiques…), vous êtes garant de la sécurité du bénévole et de l’encadrement lui permettant de réaliser sa mission dans de bonnes conditions.

**Vous devez garder à l’esprit quelques informations concernant l’assurance et la responsabilité. **

La charte de la Réserve Civique rappelle que la structure d’accueil s’engage à couvrir le bénévole contre les dommages subis par lui ou causés à des tiers dans l'accomplissement de sa mission.

Ceci implique que la structure d’accueil ait souscrit à une assurance afin de couvrir les bénévoles.

Si votre structure d’accueil est une collectivité publique ou un service public assuré par une personne privée : :

S’il subit un préjudice pendant sa participation au service public, le bénévole peut obtenir une indemnisation tant que son engagement est formalisé.
Si un bénévole cause un dommage à un tiers dans le cadre de sa mission, la collectivité publique prend en charge l’indemnisation des préjudices. En tant qu’organisation, vous pouvez vous retourner contre le réserviste s’il a commis une faute personnelle détachable du service. Ce mécanisme est d’origine jurisprudentielle, il est connu sous le nom de collaborateur occasionnel du service public.

8. Veiller au respect des règles élémentaires de politesse et de courtoisie

En tant qu’organisation, vous vous engagez à faire preuve de politesse et de respect lorsque vous communiquez ou interagissez avec les bénévoles. Aucun propos discriminant ne pourra être toléré. Ces règles concernent aussi bien les échanges ayant lieu sur la plateforme qu’en dehors de la plateforme. Des mesures pourront être prises en cas de non-respect de ces règles.

9. Répondre aux bénévoles dès que possible

Les bénévoles peuvent consulter plus de 10 000 missions sur JeVeuxAider.gouv.fr. Il arrive que les bénévoles manifestent leur intérêt pour plusieurs missions. Les organisations les plus réactives attirent généralement l'attention des bénévoles.

Nous vous recommandons, en tant qu'organisation, de répondre aux sollicitations des bénévoles dans un délai raisonnable (si possible dans la semaine qui suit la demande de participation). La messagerie de JeVeuxAider.gouv.fr est à privilégier dans le cadre des échanges.

Nous avons développé un algorithme qui permet d'afficher en priorité les missions des organisations qui jouent le jeu et qui répondent au mieux aux bénévoles. Plusieurs critères sont pris en compte : le temps de réponse, l’usage de la messagerie, la mise à jour des participations et les avis laissés par les bénévoles.

10. Mettre à jour les demandes de participations

Le suivi des participations sur JeVeuxAider.gouv.fr constitue la clé de voûte de la plateforme à plusieurs niveaux :

Pour les organisations : mettre à jour les participations vous permet d’avoir des données fiables et d’ainsi voir en temps réel un aperçu sur la mobilisation des bénévoles
Pour les bénévoles : mettre à jour les participations permet aux bénévoles d’avoir un profil à jour et de pouvoir ainsi valoriser leur engagement
Pour la plateforme JeVeuxAider.gouv.fr : nous avons à cœur de mesurer et de valoriser le nombre de missions de bénévolat effectivement réalisées grâce à notre plateforme.

Aussi, en tant que responsable de mission,** il est essentiel que vous mettiez à jour les demandes de participation au fil de l’eau.**

Cela signifie concrètement que vous devez :

Passer le statut de chaque nouvelle demande de participation, du statut "en attente de validation" au statut "en cours de traitement", dans un délai d'une semaine après la prise de contact par le bénévole. Un message est alors envoyé automatiquement au bénévole lui indiquant que sa candidature est désormais en cours de traitement. Ce statut perdure le temps de vous mettre d’accord avec le bénévole avant qu’il ne commence la mission !
Valider ou refuser la participation en indiquant le motif de refus. Il est demandé aux organisations de ne pas maintenir une candidature en cours de traitement plus de 2 mois. Si le bénévole ne répond pas (après plusieurs tentatives de votre part), nous vous invitons à refuser la candidature, en indiquant le motif “le bénévole ne répond pas”. Un message est alors envoyé automatiquement au bénévole lui indiquant le nouveau statut de sa candidature. Il lui sera toujours possible de vous recontacter via l’outil de messagerie instantanée.

❗ La mise à jour des participations est un prérequis au bon fonctionnement de JeVeuxAider.gouv.fr et à la mobilisation des bénévoles. En cas de difficulté, nous pouvons vous accompagner. En revanche, si nous constatons un suivi inadapté des participations, il est possible que l’on mette en place des mesures suspensives (moins bon référencement des missions, limitation sur les nouvelles publications, limitation des fonctionnalités de la plateforme, etc.).

👉 En synthèse, pourquoi avons-nous mis ces règles en place ? Nous considérons qu’elles sont essentielles pour offrir un bon usage de la plateforme, pour les bénévoles comme pour les organisations. Elles permettent d’assurer une expérience qualitative aux bénévoles, mais également de valoriser l’engagement effectivement réalisé sur la plateforme.