Je deviens secrétaire de groupe

Publié par Gwen D. de l'Association Scouts et Guides de France - Champagne Sud

Public aidé

Jeunes / enfants

Mission sur le terrain
📍 10100 Romilly-sur-Seine
Présentation de la mission

Membre d'une équipe de bénévoles, au sein du groupe, j’ai pour mission d’assurer le rôle de secrétaire du groupe.

Une mission technique

  • Saisir les adhésions sur la base dès la rentrée et la tenir à jour, en particulier pour les adresses et les adresses mails des responsables et des jeunes.
  • Déclarer en lien avec le responsable de groupe, l’accueil de scoutisme et envoyer régulièrement les fiches complémentaires, tenir à jour les registres de présence.
  • Faire ouvrir les nouvelles unités par le Service au Groupes et aux Territoires sur la base des adhérents
  • Rédiger et transmettre les comptes-rendus et les invitations aux réunions du Conseil de Groupe.
  • S'assurer de la nomination et de la qualification de tous les responsables en lien avec le responsable de groupe.
  • Assurer le ou les locaux du groupe auprès du Centre National, ainsi que les activités exceptionnelles.
  • En lien avec le trésorier du groupe, élaborer les dossiers de demandes de subvention.
  • Mettre à jour les informations du groupe sur l'intranet.

Une mission d'accompagnement des responsables

  • Accompagner les chefs et les cheftaines dans la prise en main de la base des adhérents pour la saisie des jeunes de leur unité, et la véracité des informations pour chacun.
  • Accompagner et former les chefs et cheftaines dans l'utilisation des outils informatiques de l’association (base intranet pour l'animation de leur unité : invitation aux jeunes, aux parents, inscription en formation, déclarations d'accident, ... portail monprojet pour la déclaration des camps).
  • Assister les chefs dans l'élaboration de leurs plannings d'activité, de leur déclaration de camp, dans la relation administrative avec les parents.

Une mission politique

  • Assister le responsable de groupe dans l’élaboration du Plan d'action du groupe et du plan de formation des responsables.
  • Animer la campagne de rentrée des adhésions : personnalisation des documents pour le groupe, organisation de la présence à la journée des associations, courriers aux parents pour la rentrée…
  • Mettre en œuvre avec les responsables la campagne calendrier
  • Assurer une veille pour les chefs et cheftaines sur l'évolution de la réglementation.
  • Conserver et transmettre les archives du groupe.
  • Faciliter la transmission de l'information au sein du groupe, tant entre responsables, qu'avec les parents.

Le scoutisme amène à nos jeunes scouts, guides et animateur-rices la possibilité de s'épanouir et de s'enrichir au contact des autres.Le scoutisme permet à nos jeunes animateur-trices de bien s'intégrer dans le monde de travail. L'encadrement de jeunes et la préparation de projets sont très formateurs !

Précisions

Je ne serai jamais seul. Une équipe d'adulte m'accompagne dans ma mission, localement (relationnel avec les familles, les éducateurs) et sur le département (outils et procédures spécifiques de l’association).

Une formation de « secrétaire de groupe » est proposée gratuitement.

En acceptant cette mission, je vais pouvoir développer 

  • des savoir-faire : Définir des priorités /gérer priorité - Organiser et Gérer un projet - Prendre des initiatives - Communiquer 
  • des savoir-être :  Assumer une responsabilité - Autonomie - Empathie / écoute / sens du relationnel - Motiver / Valoriser - Capacité à travailler en équipe - Rigueur et organisation - Capacité d’adaptation.
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Le scoutisme est ouvert à tous. Tout au long de l’année, nos groupes locaux organisent des temps de découverte et de rencontre avec des jeunes et adultes qui viennent s’épanouir au contact de la nature et des autres. Les Scouts et Guides de France sont un mouvement catholique d’éducation populaire ouvert à tous qui vise à former des citoyens actifs, heureux et artisans de paix. Il mise sur une pédagogie du jeu, du projet, de l’équipe, de la vie dans la nature. Il propose ainsi aux jeunes filles et garçons un espace de vie qui répond à leur besoin de rêver, d’agir, de réussir leurs projets, de vivre en communauté, de donner sens à leur vie. Nous sommes engagés depuis plusieurs années dans la protection de l’enfance qui est au cœur de notre projet éducatif. Nous avons mis en place de nombreuses mesures pour que les jeunes puissent s’épanouir dans un cadre sain et sûr. Chaque éducateur et éducatrice est formé sur l’obligation et la manière d’assurer la sécurité physique, affective et morale des mineurs.

Scouts et Guides de France - Champagne Sud

La mission est désormais complète

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